Финансовое планирование и учет в салоне красоты.

Финансовая и учетная политика в салоне красоты

Финансовая политика салона красоты является важным инструментом в управлении салоном красоты. Деньги – это воздух предприятия. Если они есть, то дышится спокойно и довольно легко, если их не хватает, то начинается одышка, иные неприятности.

Руководитель, т.е. управляющий естественно занимается составлением и ведением финансовой политики предприятия. Что мы с вами, уважаемые читатели, будем относить к финансовой политике? Естественно планирование выручки, прибыли, а для этого необходимо планировать и расходы.

Для некоторых руководителей кажется невозможным планировать выручку. Иным вообще представляется не решаемой задачей – планировать прибыль. Однако в каждом бизнесе подобная практика является естественной и необходимой.

Нам могут возразить, что невозможно представить, сколько придет людей, и что они захотят купить, или какие услуги получить? Естественно не все поддается детальному просчету, но понять тенденции и использовать их – это непосредственная задача руководителя. Только у плохого хозяина все происходит неожиданно, например, неожиданно выпадает снег в декабре, в марте-апреле тает. При этом – каждый год.

Предлагаем, не становится такими нерадивыми хозяевами, а быть настоящими владельцами бизнеса, у которых все на учете и все под контролем.

Итак, как же все-таки понять, сколько может зарабатывать предприятие, подразделение, специалист? Ответить однозначно на эти вопросы в рамках этой статьи не удастся, так как придется рассматривать в общей связке и вопросы управления, организации деятельности, маркетинга, продаж и пр. Это можно сделать только в рамках учебного курса, что мы и делаем в Академии Индустрии Красоты.

Для понимания принципов финансового планирования рассмотрим всем известную схему: прибыль = выручка – расходы.

Расходы следует учитывать и планировать. При этом мы уже рассматривали ранее, что расходы бывают «условно-переменные» и «условно-постоянные». К «условно-переменным» мы относим расходы на материалы и оплату специалистов, к «условно-постоянным» - все остальные расходы. Например, такие как аренда помещения, коммунальные расходы, хозрасходы, расходы на управление, расходы на рекламу, закупку продукции, налоги, расходы на сервис, расходы на подготовку и повышение квалификации сотрудников и т.п.

Однако на каждом предприятии имеются свои особенности учетной политики, поэтому не будем останавливаться на этом вопросе очень подробно.

Исходя из богатой консультационной и управленческой практики выпускников Академии Индустрии Красоты, мы рекомендуем детально рассчитать на каждую статью внутренние фонды, в рамках которых, и будет проводиться контроль расходов. Главное на первом этапе – добиться устойчивой работы без превышения расходов по отдельным статьям.

У руководителя должен быть составлен план расходов на год с помесячным делением. Как, например, в таблице 1.

Таблица 1

• План расходов на 2012 год
• Наименование статей расходов
• Месяцы
• Итого
• 01-12
• Обучение
• Реклама
• Сервисные расходы
• Расходные материалы
• Закупка товаров для продажи
• Итого

Подобный план поможет руководителю заранее планировать средства предприятия, а также в дальнейшем анализировать данные, сравнивая показатели плана с реальными цифрами. Это крайне важно для повышения результативности работы, как предприятия в целом, так и всех сотрудников в частности.Опять же по нашим наблюдениям некоторые директора салонов красоты не могут внедрить у себя на предприятии данную систему. Это вероятно связано с некоторым отсутствием практики планирования деятельности организации. Хочется отметить, что этому легко можно научиться и потом это будет помогать в работе.

Очень важно научиться жить по правилам, иначе ваш бизнес может умереть или превратиться в «игрушку». А это недопустимо.

Итак, создав внутренние фонды для различных статей расходов, руководитель научает сотрудников и предприятие жить в установленных границах. А только потом приступает к контролю.

Довольно часто можно отметить, что подобная задача многими управляющими решается легко. Но не стоит в дальнейшем об этом забывать, иначе беде не миновать.

В будущем директору можно искать пути снижения статей расходов, что позволяет в принципе увеличивать прибыль предприятия. Так же стоит отметить, наблюдая на практике, что тотальный контроль над расходами не всегда дает положительный результат. Бывает, что и избыточная экономия даже вредит. Не все расходы можно снизить так легко как кажется. Иногда это может стать причиной потери клиентов. Но экономить необходимо.

Следующим шагом в построении финансовой политики предприятия индустрии красоты является расчет планов по выручке. Это пока кажется довольно сложным, но поверьте, что уже значительное число руководителей салонов красоты, парикмахерских и т.п. предприятий проводят внутренние расчеты и действительно занимаются финансовым планированием доходной части бюджета.

Первым шагом на этом пути будет вначале расчет стоимости единицы времени, а также пересчет всех финансовых показателей.

Итак, руководитель рассчитывает предельные показатели, а уже затем проводит их коррекцию в соответствии с особенностями своего предприятия (специфика работы, особенности клиентов и т.д.).

Важным моментом для построения эффективной финансовой политики предприятия индустрии красоты является расчет точки безубыточности предприятия. Без данного показателя довольно сложно управлять предприятием, напоминает езду с завязанными глазами. Руководитель должен знать точное состояние и положение вверенного ему предприятия. Показатель показывает руководителю, сколько необходимо заработать, чтобы компенсировать все текущие издержки. Расчет ведется по каждому подразделению. Возможен расчет и по каждому специалисту, что создает реальные условия для планового ведения бизнеса, а не по «достигнутым результатам».

Дело в том, что во многих успешных компаниях за рубежом, особенно в Европе и Америке без планирования можно легко потерять свое конкурентное преимущество и вообще потерять свой бизнес. Подобная интеграция в мировой бизнес для украинских предприятий является уже настоящим явлением. Посему рекомендуем отнестись более серьезно к финансовому планированию.

Знание значений данного показателя для каждого подразделения и специалиста поможет директору реально спланировать их работу, оценить необходимые усилия по загрузке до расчетного уровня.

Также данные расчеты помогают понять «потенциальные ресурсы» предприятия, наметить пути увеличения эффективности работы и повышения отдачи, оценить инвестиционную привлекательность проекта.

Руководитель должен создать условия, когда все сотрудники работают в «зоне прибыли», а не в «зоне убытков». Для этой цели можно рассчитать плановые задания подразделению и сотрудникам, например на месяц.

Точка безубыточности для специалиста должна стать минимальным плановым заданием сотрудника.

Важно получить такой результат, при котором ваш «реальный» доход значительно перекрывал бы показатели расходной части.

В этом случае ваше предприятие будет иметь и прибыль, и развитие. Если этого не получается, то создаваемое предприятие изначально движется к своему банкротству. В таком случае вопрос первый: «Зачем вы создаете свое предприятие?» Если для зарабатывания денег, то при таких условиях заработать прибыль не удастся. Во время одного из семинаров нами в качестве примера для расчета был взят косметологический кабинет одного из действующих предприятий. В результате расчета были полученные следующие данные: точка безубыточности этого кабинета составляла – 103%. Что естественно показывает о полной убыточности данного кабинета при текущих условиях работы.

При получении отрицательного результата необходимо будет изменить исходные условия, ценовую, ассортиментную политику либо пересмотреть показатели расходной части. К примеру, вам могут не подойти предлагаемые условия аренды помещения, и необходимо будет поискать более выгодное предложение.

Полезность подобных расчетов заключается в том, что вы, прежде чем рисковать реальными деньгами, можете оценить шансы на успех предприятия.

Расчет точки безубыточности представлен во многих изданиях, посвященных экономике предприятия. Остановимся кратко на некоторых моментах, важных по нашему мнению.

В начале проводится расчет постоянных расходов на все предприятие, а затем проводится пропорциональное их распределение по подразделениям в соответствии с занимаемой площадью. Для этого можно разделить все расходы на площадь, получив величину постоянных расходов на единицу площади, по сути «стоимость 1 кв.м.». Далее следует пропорционально распределить по подразделениям вспомогательную площадь, к которой относятся коридоры, холл, комната персонала, туалеты, склады и другие важные помещения. Увеличив площадь кабинета на долю вспомогательной площади, получается уточненная площадь подразделения. Перемножив полученную величину на «стоимость 1 кв.м.» руководитель получает величину постоянных расходов на расчетное подразделение.

Что необходимо учитывать в салоне красоты?

Давайте попробуем разобраться в этом важном вопросе.

Итак, необходим денежного потока (выручка, расходы),приход новых клиентов и поведение повторно приходящих (картотека, история посещений и покупок),расход материалов на услуги, а также в работе салона (в том числе дезинфицирующих средств), также следует вести учет оказанных услуг каждым специалистом,эффективности рекламы,наработки ламп в солярии,прочее.

Учет поступающих денег помогает руководителю оценивать достигнутые результаты как отдельных сотрудников, так и всего предприятия.

Учет денег в салоне ведется на основании кассовых операций, а также в виде ЛИСТа ЕЖЕДНЕВНОГО ОТЧЕТА АДМИНИСТРАТОРА, заполняемого в конце рабочей смены, либо в виде программы управленческого учета, внедренной на предприятии, также возможно ведение данного учета в виде кассового журнала.

Пример. ЛИСТ ЕЖЕДНЕВНОГО ОТЧЕТА. Однако помимо ЛИСТа ЕЖЕДНЕВНОГО ОТЧЕТА АДМИНИСТРАТОРА рекомендуется ввести и наряд на услугу, который поможет значительно снизить вероятность нечестных расчетов, а также существенно облегчит начисление заработной платы специалистам и списание расходных материалов. Отрывные части каждого наряда прикладываются к ЛИСТу ЕЖЕДНЕВНОГО ОТЧЕТА АДМИНИСТРАТОРА. Основная часть хранится у специалиста и используется при решении различных конфликтных ситуаций, в том числе и по заработной плате. По окончании установленного периода сдается мастером администрации на хранение.

Оценка посещаемости салона красоты клиентами важный момент в организации эффективной работы. Как правило, подобная информация накапливается в базе клиентов. Для достижения успеха следует заниматься управлением поведением клиентов – регулировать их посещаемость, оценивать результативность, например, средний чек, возврат и периодичность посещений. Одного журнала записи для решения этой задачи практически недостаточно, необходимо ведение КАРТОЧКИ КЛИЕНТА. Образец можно найти в книге «Суперприбыльный салон красоты. Как преуспеть в этом бизнесе». Однако подобное решение может устроить только начинающие салоны или очень маленькие. В дальнейшем стоит перейти к электронной базе клиентов, где можно собирать, хранить и анализировать всю интересующую информацию о клиенте. Составление и ведение базы клиентов относится больше к маркетинговой политике предприятия, поэтому детальное рассмотрение этого вопроса выходит за рамки этой статьи.

Невнимание к клиентской базе со стороны руководителя иногда приводит к ситуациям, когда мастер уходит из салона по той или иной причине и уводит за собой значительную долю клиентов, либо переводит их на «домашнее обслуживание». Подобный сценарий характерен для довольно слабых руководителей. Клиентская база помогает предупредить аналогичные ситуации, также повышает эффективность рекламных акций. Без нее – «игра в слепую».

Важным элементом учетной политики предприятия салонного бизнеса является учет расходных материалов. Ведь материалы являются значимой статьей расходов в бюджете салона красоты. ведь перерасход может создать существенное снижение прибыли предприятия. Так в одном из салонов красоты перерасход препаратов составлял до 20%.

Можно себе представить, как изменился баланс после внедрения действенной политики учета и использования расходных материалов на том предприятии. Однако следует сразу заметить, что только техническое внедрение правил учетной политики не сможет дать сразу высоких показателей, ведь предприятие состоит из людей на нем работающих. Для получения результатов потребуется не только вводить эффективные приемы управления к коим относится учетная политика, но и достичь полного взаимопонимания со стороны сотрудников. А они довольно часто не разделяют взгляды руководителя.

В случае несогласия с политикой руководителя на некоторых предприятиях салонного бизнеса можно наблюдать примеры скрытого саботажа, противодействия инновациям, а также открытого сопротивления, или же случае активного воровства.

Для учета расходных материалов, используемых при выполнении услуг, следует в начале составить калькуляционные карты на каждую услугу или процедуру.

Невнимательное отношение к учету материалов может создавать ситуации, когда клиент хочет выполнить услугу, а это оказывается невозможно, так как материалы на эту услугу в салоне практически отсутствуют, например, определенный номер краски. Не было своевременного заказа данного материала, так как, например, «давно никто не спрашивал эту краску». Однако подобная ситуация грозит потерей клиента и негативной рекламой о подобном салоне, что уже составляет серьезную угрозу бизнесу.

При работе с большим количеством расходных материалов можно вести учет вручную с помощью специальных таблиц, либо в электронном виде с помощью специальных программ. Однако не все программы удобны для применения в салоне красоты, так как разработчики не всегда ясно представляют специфику работы администратора салона красоты, а также потребности в информации директора предприятия. Кстати хочется отметить тот факт, что самостоятельное написание программы довольно затратное мероприятие, отнимающее много сил, времени и денег.

Рекомендуем обращать внимание не только на то, как удобна подобная программа для ведения бухгалтерии, а на то насколько она помогает директору в анализе ситуации и продуманном принятии управленческих решений. Ведь не секрет, что довольно часто в салоне красоты бухгалтерия не всегда «белая», а значит, бухгалтер самостоятельно корректирует данные предприятия для сведения баланса.

А вот руководитель, действительно, часто принимает решения, используя только интуицию. Хотя все решения следует строить только на проверенных и объективных данных вашего предприятия. Например, о внедрении или продвижении той или иной услуги, процедуры, технологии или косметической линии. Эти «дедовские» методы могут давать серьезные ошибки, имеющие высокую цену. А вот стоит ли отвергать современные технологии?

Один из салонов красоты в Москве испытывал серьезные сложности (убытки продолжались некоторое время), что привело инвестора к мысли о продаже этого предприятия по причине неэффективной работы. При анализе предприятия мы спросили руководителя этого салона о том, как он учитывал расходные материалы в подразделениях. Его ответ был достойным. «Я же не могу учитывать каждый пустой тюбик или баночку!» Понятно, что подобная «лень» может серьезно повредить предприятию. На курсах директоров действующие мастера, желающие открывать собственные салоны, подтверждают наши высказывания о том, что там, где нет практического учета материалов – воровство более развито, при наличии конфликтной ситуации с руководством предприятия.

Применение без учета расходных материалов создает прецеденты для хищений. Это, безусловно, довольно кропотливая работа, но она того стоит.

Одним из следствий слабой учетной политики наблюдаются ситуации «залежей» тех или иных материалов на складе, а также неэффективного использования расходных материалов, что может приводить к их воровству. Как рассказал один из директоров салона красоты Санкт-Петербурга, «мастера выносили сумками Л’Ореаль, Редкен и другие материалы». Можно примерно представить сумму подобной недостачи.

Однако мы не хотим Вас, уважаемые читатели, ввести в заблуждение, что воровство в салоне можно победить таким простым способом, как введение учета материалов. Это довольно сложная задача, которую не решить «кавалерийским наскоком». Для заинтересовавшихся рекомендуем почитать материалы книги «Суперприбыльный салон красоты. Как преуспеть в этом бизнесе».

Важным моментом в повышении результативности предприятия и увеличения прибыли является повышение результативности рекламных акций. К сожалению, рекламная деятельность не может дать ответа на вопрос: Сколько придет новых клиентов? Какая реклама сколько дает клиентов? А знать ответы просто необходимо. Для получения этой важной информации и последующего принятия решения о тех или иных акциях следует проводить работу по учету информации у вновь позвонивших клиентов.

Руководитель предприятия должен организовать деятельность таким образом, чтобы с помощью администраторов велась работа по учету «по какой рекламе о нас узнали».

Для этого можно внедрить простую таблицу, которую будет заполнять администратор по окончании телефонного разговора с первичным клиентом. При всей простоте эта таблица поможет сэкономить значительные средства предприятия за счет более разумного вложения денег в рекламу.

Оценка работы ламп солярия, конечно при наличии солярия в салоне красоты, является важным элементов в обеспечении безопасности клиентов. Не редки ситуации, когда администратор не может внятно ответить на вопрос клиента: «Когда менялись лампы в солярии?» В лучшем случае: «Они у нас свежие. Еще года не отработали.» Поверьте, что современные клиенты с помощью разных изданий уже довольно подкованы. Такие ситуации также создают предпосылки к потере клиентов и снижению прибыли предприятия.

Для регистрации этого стоит завести журнал учета наработки солярия, в котором будут проводиться отметки о наработки солярия. Делать это можно вполне раз в смену (в конце смены), записывая показания встроенного счетчика. Либо в конце смены администратор суммирует время посещений солярия за смену. В данном случае можно своевременно планировать деньги для замены ламп и т.п.